Повышение квалификации и профессиональная переподготовка по архивному делу, документоведению, документационному обеспечению управления
Содержание курсов: современная правовая и нормативно-методическая база работы с документами в органах власти и управления, в различных организациях, учреждениях и на предприятиях, а также c архивными документами международные и российские стандарты по управлению документацией традиционные и новые перспективные методы работы с документами в органах власти и управления, в различных организациях, учреждениях и на предприятиях, а также c архивными документами автоматизированные системы управления документами электронный документооборот современные технологии организации работы архивных учреждений, включая работу с электронными документами. Занятия проводят: ведущие специалисты ВНИИДАД – разработчики основных действующих в РФ нормативных документов: законов, правил, ГОСТов, инструкций, перечней и авторы методических пособий по организации работы с документами в современных условиях высококвалифицированные сотрудники федеральных государственных архивов опытные преподаватели профильных вузов представители ведущих российских и зарубежных компаний по разработке программных продуктов и производству техники для работы с документами и документной информацией архивов. Слушатели курсов обеспечиваются учебными пособиями, нормативно-методическими документами, подготовленными научными работниками ВНИИДАД.
Mission: Повышение квалификации и профессиональная переподготовка специалистов в сфере архивного дела, документоведения и документационного обеспечения управления (документовед, архивист, секретарь-референт, делопроизводитель, администратор, помощник руководителя)
9 – 10 апреля 2019 г. ОЦПК ВНИИДАД провел семинар-практикум по теме «Программный комплекс «Архивный фонд» и перспективы его развития».
На семинаре были освещены следующие вопросы:
1. Цели, задачи и основные принципы учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
2. Организация работы по учету документов в государственном и муниципальном архивах.
3. Программа информатизации: цели, задачи, основные направления.
4. Роль и значение программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог» в едином информационном пространстве России.
5. Структура и основные характеристики ПК «Архивный фонд», версия 5.0.
6. Методика ведения учетных документов в ПК «Архивный фонд», версия 5.0.
7. Проблемы внедрения версии 5.0 ПК «Архивный фонд» в государственных и муниципальных архивах.
Обучение провели: заведующий отделом архивоведения ВНИИДАД, канд. филол. наук. Н.А. Герчикова; заведующий лабораторией ВНИИДАД Н.А. Ткаченко; начальник отдела межархивных информационно-коммуникативных проектов РГАНТД Н.В. Глищинская.
Слушателям семинара была предоставлена нормативно-методическая литература, а по окончании обучения вручены удостоверения о повышении квалификации.
Следующий курс по данной теме запланирован с 22 по 23 октября 2019 г.
C 1 по 5 апреля 2019 г. ОЦПК ВНИИДАД провел семинар-практикум по теме «Реставрация архивных документов».
В обучении приняли участие специалисты государственных архивов и коммерческих организаций.
Для слушателей семинара были проведены теоретические и практические занятия по следующим темам:
1. Обеспечение сохранности документов как система мероприятий. Место и роль реставрации в системе ОСД. Цель и задачи реставрации. Принципы реставрации.
2. Биоцидная обработка дел как способ обеспечения сохранности документов.
3. Поведение текстов различного вида при реставрации. Свойства текстов различного вида: рукописного, машинописного, печатного, электрографического, принтерного. Критерии оценки стабильности текстов: химическая стабильность, водостойкость, износостойкость. Определение
стабильности текстов. Составы для их закрепления.
4. Технология основных реставрационных процессов и операций. Приготовление растворов. Проведение необходимых предреставрационных исследований. Практические занятия.
5. Брошюровка и переплет архивных документов. Материалы и оборудование для переплетных работ.
6. Бумаги и клеи для реставрации. Реставрация архивных документов на пергамене. Специфика реставрации документов, выполненных железо-галловыми чернилами и красителями на основе соединений меди. Реставрация документов, выполненных на кальке.
7. Ознакомление с межгосударственными стандартами: ГОСТ 7.48 – 2002 «СИБИД. Консервация документов. Основные термины и определения», устанавливающего применяемые в науке, технике и производстве термины и определения понятий в области консервации документов на бумаге, пергамене и коже; ГОСТ 7.50 – 2002 «СИБИД. Консервация документов. Общие требования», содержащего основные положения по обеспечению сохранности документов, а также рекомендации по организации работ в области консервации документов. Материалы для фазовой реставрации.
8. Порядок оформления реставрационной документации.
9. Восстановление целостности документов методом ручного долива бумажной массы. Практическое занятие.
10. Планирование мер безопасности и готовности к аварийным ситуациям. Действия в аварийной ситуации. Практические занятия.
Обучение провели: старший научный сотрудник лаборатории обеспечения сохранности архивных документов ВНИИДАД, доктор биологических наук Т.Н. Большакова, заместитель начальника ЛМРД РГАНТД Л.П. Машкова, художник-реставратор высшей категории ЛМРД РГАНТД И.С. Шарапова.
Для участников семинара была организована экскурсия в переплетную мастерскую ЛМРД РГАНТД.
В заключение семинара слушатели прошли контрольное тестирование по основным терминам и определениям в области консервации документов на бумаге, пергамене и коже.
Участникам курса была предоставлена нормативно-методическая литература, а по окончании обучения вручены удостоверения установленного образца о повышении квалификации.
С 26 по 28 марта 2019 г. ОЦПК ВНИИДАД провел курс повышения квалификации «Нормативно-методическая база оценки и отбора документов организаций на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов».
В курсе приняли участие специалисты муниципальных архивов, государственных и коммерческих организаций.
На занятиях были рассмотрены следующие вопросы:
1. Правовые основы формирования Архивного фонда Российской Федерации.
2. Нормативно-методическая база по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов.
3. Принципы, критерии, методы оценки и отбора документов на постоянное хранение.
4. Современные проблемы отбора документов в состав Архивного фонда Российской Федерации.
5. Списки источников комплектования государственных архивов.
6. Подготовка документов к передаче на хранение в архив организации, передача документов постоянного срока хранения в государственные архивы.
7. Особенности отбора на хранение документов негосударственных организаций и отдельных категорий документации (научно-технических, КФФД и др. документов).
8. Организация работы с документами по личному составу и личного происхождения.
9. Автоматизированные архивные технологии в основных направлениях деятельности архивных учреждений на современном этапе.
10. Фондирование документов в архивах.
11. Организация работы архива. Права и обязанности экспертной комиссии организации.
В рамках курса были проведены практикумы по составлению и оформлению описей дел, документов и по составлению актов к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Занятия провели ведущие специалисты ВНИИДАД: старший научный сотрудник Отдела архивоведения Б.В. Альбрехт, заведующий Отделом архивоведения, канд. филол. наук Н.А. Герчикова, старший научный сотрудник Отдела архивоведения Е.Н. Сахарова, Зав. лабораторией Н.А. Ткаченко, зав. ОЦПК, канд. ист. наук Н.И. Химина.
Слушатели получили комплекты методических пособий по теме курса, а по окончании обучения – удостоверения установленного образца о повышении квалификации.
Следующий курс по данной теме запланирован на 14 – 16 октября 2019 г.
С 18 по 22 марта 2019 г. ОЦПК ВНИИДАД провел курс повышения квалификации по теме «Системы электронного документооборота: организация использования».
В обучении приняли участие специалисты из государственных и коммерческих организаций и муниципальных архивов.
Занятия провели: зав. Отделом документоведения ВНИИДАД М.В. Бельдова; кандидат исторических наук, доцент М.П. Бобылева; старший научный сотрудник Отдела документоведения ВНИИДАД О.Н. Букреева; научный сотрудник Отдела документоведения ВНИИДАД А.Г. Бороздина; научный сотрудник Отдела документоведения ВНИИДАД Н.И. Ивановский.
В рамках курса были освещены следующие вопросы:
1. Государственная политика в сфере формирования «информационного общества», «цифровой экономики» и управления документацией. Федеральные законы Российской Федерации и подзаконные нормативно-правовые акты, регламентирующие применение электронных документов. Национальные и международные стандарты в сфере управления документацией.
2. Назначение систем электронного документооборота (СЭД). Современные организационно-технологические формы их применения.
3. Функциональные требования к осуществлению жизненного цикла документов в СЭД.
4. Электронная подпись и её использование в документообороте.
5. Требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов в условиях электронного документооборота.
6. Электронные шаблоны документов. Принципы электронного согласования проектов документов, внесения изменений, подписания и доведения до исполнителей документов.
7. Организация работы с номенклатурой дел в условиях работы с электронными документами.
8. Регламентация применения СЭД в организации.
9. Роль СЭД в оптимизации процессов документооборота. Методы проектирования процессов в сфере управления документами.
10. Динамика изменения объемов документооборота в условиях применения СЭД и межведомственного электронного взаимодействия федеральных органов исполнительной власти.
11. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (2015 г.)
12. Оценка эффективности применения СЭД.
13. Связь процессов внутреннего и внешнего электронного документооборота в построении «цифровой организации».
14. Перспективные направления развития и использования СЭД. Взаимодействие СЭД и электронного архива организации.
Слушатели получили комплекты нормативно-методических пособий по теме курса и удостоверения установленного образца о повышении квалификации.
Следующий курс по теме «Системы электронного документооборота: организация использования» (40 учебных часов) запланирован на 07-11 октября 2019 г.
04-05 марта 2019 г. ОЦПК ВНИИДАД провел двухдневный семинар на тему «Требования к оформлению документов на основе ГОСТа Р 7.0.97-2016».
В семинаре приняли участие представители коммерческих организаций.
В ходе обучения разработчики документа осветили следующие вопросы:
1. Нормативно-правовое обеспечение делопроизводства на современном этапе.
2. Система организационно-распорядительной документации: виды и разновидности документов.
3. Обеспечение процессов документирования в организации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97- 2016: состав реквизитов документов, требования к бланкам документов.
4. Деловая переписка: особенности составления деловых писем.
5. Требования к применению средств электронной подписи.
В рамках семинара были проведены практикумы по составлению деловых писем и по разработке электронных шаблонов бланков документов.
Занятия провели ведущие специалисты Отдела документоведения ВНИИДАД – разработчики ГОСТа: старший научный сотрудник М.В. Бельдова; старший научный сотрудник О.Н. Букреева;
научный сотрудник А.Г. Бороздина; научный сотрудник Н.И. Ивановский.
По окончании семинара слушателям были вручены удостоверения установленного образца о повышении квалификации.
Напоминаем, что новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» введен в действие с 01 июля 2018 года в соответствии с Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (ред. от 14.05.2018). Следующие семинары по применению нового ГОСТа состоятся 14 – 15 мая, 04 – 05 июня, 09 – 10 сентября 2019 г.
В.Ф. Янковая, к. и. н., зам. директора ВНИИДАД
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) в последние годы неоднократно выполнял работы, связанные с изучением электронных документов, разработкой нормативных и методических основ организации работы с электронными документами в делопроизводстве и организации их архивного хранения.
Еще в 2005 г. было издано научно-методическое пособие М. В. Ларина и О. В. Рыскова «Электронные документы в управлении», в котором была рассмотрена природа электронного документа, обобщен опыт нормативного регулирования работы с электронными документами и опыт применения автоматизированных систем управления документами.
К числу наиболее значимых научно-исследовательских работ, выполненных институтом в предшествующий период, следует отнести разработку нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов - тему, выполненную по федеральной целевой программе «Электронная Россия» в 2007–2008 гг. Целью работы было создание типового нормативного и программного обеспечения модельной системы управления электронным архивом органов государственной власти. Кроме этой работы институтом в 2007–2008 гг. были подготовлены национальные стандарты на базе стандартов ИСО:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов».
Фактически стандарты распространяются на управление электронными документами и содержат требования к системам управления документами, процессам управления, электронным документам и их метаданным.
В 2009 г. постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 были утверждены правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в подготовке проекта которых непосредственное участие принимал ВНИИДАД.
Правила разрабатывались в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 11) и стали первым нормативным документом, в котором были изложены основные принципы организации работы с электронными документами в делопроизводстве органов государственной власти (раздел VI «Особенности работы с электронными документами»).
В настоящее время Правила - единственный нормативный документ, устанавливающий общие требования к организации работы с электронными документами в делопроизводстве федеральных органов исполнительной власти. При разработке VI раздела Правил был сформулирован и реализован важный методологический принцип, в соответствии с которым организация работы с документами на бумажном носителе и электронными документами как в делопроизводстве, так и в архиве, базируется на единой методологии, но разных технологиях.
К наиболее важным положениям Правил, имеющим методологический характер, относятся следующие положения:
- электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
- для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи
, сертифицированные в установленном порядке;
- для учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах (перечень обязательных сведений о документах, включаемых в СЭД, приведен в приложении к Правилам), и могут использоваться дополнительные сведения о документах;
- при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные;
- прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти;
- исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти; при составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (сроки хранения электронных документов соответствуют срокам, установленным для аналогичных документов на бумажном носителе).
С 2009 г. по настоящее время институт в рамках ФЦП «Культура России» ежегодно проводит работу по мониторингу документооборота в федеральных органах исполнительной власти. В рамках выполнения этой работы осуществляется сбор и анализ данных о динамике объемов документооборота в органах власти, а также анализируются изменения качественных параметров документооборота: состав документов (на бумажном носителе и электронных документов), применение электронной подписи, выявляются и изучаются проблемы перехода на безбумажный документооборот, межведомственное электронное взаимодействие, а также проблемы, связанные с применением систем электронного документооборота.
В частности, данные, полученные в 2013 г. (за 2012 г.), показывают, что впервые за весь период наблюдения произошло сокращение числа документов на бумажном носителе, полученное главным образом за счет взаимодействия федеральных органов исполнительной власти с вышестоящими органами власти (администрация Президента Российской Федерации, аппарат Правительства Российской Федерации) и взаимодействия центральных аппаратов федеральных органов исполнительной власти с их территориальными подразделениями в субъектах Российской Федерации. При этом отмечается существенное увеличение объемов электронных документов, передаваемых по системе МЭДО, при взаимодействии федеральных органов с подведомственными подразделениями в субъектах Российской Федерации и при организации внутренней деятельности. Из 63 федеральных органов исполнительной власти, данные которых использовались в исследовании, 17 полностью перешли на безбумажный документооборот во внутренней деятельности, исключив тем самым внутреннюю переписку в виде документов на бумажном носителе. Таким образом, электронные документы уже стали существенным фактором, влияющим на сокращение объемов документации на бумажном носителе.
Значимыми для института и важными для всех специалистов в сфере делопроизводства и архивного дела являются подготовленные институтом словарь терминов «Управление документами»
и проект ГОСТ Р 7…. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», находящийся на утверждении в Росстандарте. Оба документа содержат терминологию в области управления документами, в том числе отражающую процессы управления электронными документами. Это такие термины, как электронный документ, метаданные, конвертация, миграция, формат файла, электронный документооборот
и др. В отличие от стандарта, включающего только основную терминологию предметной области, словарь содержит основной корпус активно употребляемых специалистами терминов.
В 2007 г. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, ставшие нормативной основой деятельности государственных и муниципальных архивов.
Архивы организаций до настоящего времени не имеют нормативного документа, определяющего порядок хранения документов и порядок передачи документов на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. По этой причине в 2010–2012 гг. ВНИИДАД был подготовлен проект правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. В 2013 г. проводилась доработка проекта этого документа с учетом замечаний, высказанных архивными учреждениями Российской Федерации. Предполагается, что после доработки проекта с учетом подготовленных в 2012–2013 гг. рекомендаций по организации хранения электронных документов в архивах организаций, о которых будет сказано ниже, названные правила будут представлены на утверждение в Минкультуры России.
Результатом работы ВНИИДАД в 20012–2013 гг. являются проекты двух документов:
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций;
рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
Цель разработки рекомендаций - создание единой методической и методологической основы организации работы с архивными электронными документами в архивах органов государственной власти, органов местного самоуправления, государственных и негосударственных организаций, а также в государственных и муниципальных архивах, включая организацию хранения, комплектования и учета электронных документов, основываясь на требованиях российского законодательства в сфере архивного дела, с учетом тенденций развития информационных технологий в условиях перехода к межведомственному электронному взаимодействию.
Рекомендации распространяются на управленческие электронные документы, которые создаются, обрабатываются и хранятся в информационных системах организации, подлежат хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, а также на электронные документы, подлежащие передаче на хранение в государственные (муниципальные) архивы.
Рекомендации разработаны с учетом положений Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и других нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела.
При разработке рекомендаций учитывались положения национальных стандартов Российской Федерации и стандартов Международной организации стандартизации (ИСО):
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Процессы управления документами. Метаданные для документов.
ГОСТ Р 53898-2010. Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению.
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009. Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности.
ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.
ISO 19005-1:2005. Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного сохранения. Часть 1: Использование формата PDF 1.4 (PDF/A-1) (Document management - Electronic document file format for long-term preservation – Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
В проектах рекомендаций предложено два подхода к организации передачи и хранения архивных электронных документов в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах: передача и хранение электронных документов на физически обособленных материальных носителях и передача электронных документов по информационно-телекоммуникационным каналам с последующим хранением на серверах архива организации, государственного (муниципального) архива.
Особенностью архивного хранения электронных документов является то, что в архиве организации, государственном или муниципальном архиве электронные документы хранятся в двух идентичных экземплярах, которые в рекомендациях обозначаются как основной и рабочий экземпляры. Основной экземпляр является эталонным и используется в исключительных случаях, например, для создания рабочего экземпляра взамен вышедшего из строя экземпляра. Рабочий, как это и следует из его названия, является тем экземпляром, который используется в архиве во всех случаях, когда необходимо воспроизвести электронный документ или изготовить копии электронного документа для предоставления пользователям.
Рекомендациями предусмотрено, что при подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив организации проводится их конвертация в формат архивного хранения PDF/A-1, после чего формируются контейнеры электронных документов.
Контейнер электронного документа - это сжатая папка (zip-архив), включающая:
электронный документ в формате PDF/A-1;
метаданные документа в формате XML;
файл (файлы) отсоединенных электронных подписей.
Поскольку электронные подписи на момент передачи электронных документов на хранение в архив организации, а по истечении установленного времени, - в государственный или муниципальный архив, будут недействительны и не смогут обеспечить целостность документа, рекомендациями предлагается использование технология хеш-кодирования для вычисления контрольной суммы контейнера электронного документа.
Рекомендациями также предусмотрено, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации (государственный или муниципальный архив) проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.
Кроме того, в разделах рекомендаций содержатся положения об организации хранения электронных документов в архиве, обеспечении сохранности электронных документов, хранящихся в архиве, учета и использования электронных документов, а также порядок передачи документов из архива организации в государственный или муниципальный архив. Важно, что архивы, осуществляющие хранение электронных документов, должны иметь соответствующее оборудование и программные средства для проведения необходимых работ: проверки воспроизводимости электронных документов, проведения конвертации и миграции, копирования электронных документов и др., а также специалистов-архивистов, имеющих специальную подготовку в области информационных технологий.
Еще одной темой, выполненной институтом в 2013 г., была тема «Архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти». Известно, что в настоящее время на рынке программных продуктов для делопроизводства представлено несколько десятков различных систем, обеспечивающих электронный документооборот; различные системы используются и в федеральных органах исполнительной власти. Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения, утвержденные приказом Минкомсвязи России от 2 сентября 2011 г. № 221, в разделе II «Описание процессов документационного обеспечения управления в СЭД ФОИВ» содержат далеко не полное описание требований к функциональным возможностям систем, оставляя за рамками требования к составу метаданных документов, необходимых для управления аутентичными, целостными, достоверными и пригодными для использования документами на протяжении их жизненного цикла в делопроизводстве и на стадии их архивного хранения (от архива организации до государственного или муниципального архива).
В результате выполнения данной темы дано описание основных процессов управления документами в СЭД в рамках жизненного цикла документов, сформулированы общие принципы и требования, предъявляемые к СЭД, а также дана схема классификации и организация дел, установлены требования к прикладным функциям СЭД, требования к информационному обеспечению СЭД, требования к использованию электронной подписи, к поиску информации и представлению информации и отчетности, требования к контролю информации в СЭД, к организации хранения информации в СЭД, к администрированию и управлению полномочиями в СЭД, требования к функционированию СЭД, к ролевой модели и обучению пользователей.
В отдельном приложении к отчету по теме дано описание состава полей входных форм (регистрационно-контрольных карточек документов, карточек классификаторов и справочников, входящих в состав проектируемой системы), обеспечивающих идентификацию различных групп документов и управление ими на протяжении жизненного цикла документов в СЭД, определяется функциональное назначение сведений о документах, включаемых в СЭД. При описании полей входных форм предусматривается возможность интеграции документа в информационную систему архива организации, а затем в информационную систему государственного или муниципального архива, если документ подлежит постоянному хранению в соответствующем архиве.
ВНИИДАД на протяжении ряда лет сотрудничает с фирмами-разработчиками программного обеспечения для делопроизводства и архивов, в частности, это ЗАО «АльтСофт» (Санкт-Петербург) и ООО «АС-Архив» (Москва), специалисты которых привлекаются для участия в научно-исследовательских работах.
Кроме того, в 2013 г. ВНИИДАД совместно с фирмой «АС-Архив» начата реализация проекта создания комплекса информационных систем, обеспечивающих управление электронными документами в процессе деятельности ВНИИДАД и хранение архивных электронных документов (на базе архива ВНИИДАД).
В результате изучения современных подходов к управлению, классификации и хранению документов в электронном виде сформулирована концепция создания цифрового хранилища электронных документов (ЦХЭД) как организационно-правовой структуры, формируемой в целях создания единого пространства юридически значимых электронных документов, включая их физическое размещение и обеспечение неизменности, сохранность, доступности в рамках утвержденной политики безопасности.
В настоящее время определены требования к функционалу комплекса автоматизированных информационных систем, проведена технико-экономическая оценка технических средств, сформирован программно-аппаратный комплекс для реализации функционирования автоматизированных систем, выполнены совместные разработки по основным направлениям и задачам внедрения СЭД и архива организации.
В рамках совместных работ планируется ввод в действие автоматизированных систем по организации коллективной работы над проектами управленческих документов и документов, создаваемых в ходе научно-исследовательской работы; организации образовательной и учебно-методической работы в системе дополнительного образования и повышения квалификации; организации информационной работы; организации работы сайта института.
Ларин М. В. Электронные документы в управлении: Науч.-метод. пособие / М. В. Ларин, О.И. Рысков - М.: ВНИИДАД, 2005.
В соответствии с действующим в настоящее время Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» - электронные подписи.
Управление документами. Термины и определения. Словарь. - М.: ВНИИДАД, 2013.
Контрольная сумма (контейнера электронного документа) - значение, рассчитанное по набору данных путем применения определенного алгоритма (хэш-функции) и используемое для проверки целостности данных при их передаче или хранении, а также для быстрого сравнения двух наборов данных на неэквивалентность, в том числе для определения наличия компьютерных вирусов.
Город: Москва
Программа мероприятия
Отраслевой центр повышения квалификации ВНИИДАД открывает набор на курсы профессиональной переподготовки и повышения квалификации по архивному делу.
Курсы профессиональной переподготовки позволяют дистанционно приобрести необходимые знания и навыки для ведения нового вида профессиональной деятельности или повышения профессионального уровня в рамках имеющейся квалификации.
Выпускники курсов могут исполнять обязанности архивиста, заведующего архивом, заведующего канцелярией, преподавателя (в колледжах, вузах), помощника руководителя, референта по основной деятельности и др.
Формы обучения: заочная и заочно-очная.
Продолжительность обучения - 1 год.
Авторы и преподаватели: ведущие специалисты ВНИИДАД - разработчики основных действующих в РФ нормативных документов: законов, правил, ГОСТов, инструкций, перечней и авторы методических пособий по организации работы с документами в современных условиях.
В программе профессиональной переподготовки по архивному делу:
1. Организация архивного дела в России
1.1. Правовая основа организации архивного дела Российской Федерации. Органы управления архивным делом в России
1.2. История организации архивного дела в России
1.3. История государственных учреждений и общественных организаций России, СССР, Российской Федерации - основных фондообразователей Архивного фонда РФ
1.4. Современный состав Архивного фонда РФ и его классификация
1.5. Сеть и функции государственных архивов
1.6. Архивы организаций, их функции, права и компетенция
1.7. Организация документов в пределах архива по фондам, объединенным архивным фондам, коллекциям
2. Экспертиза ценности документов и комплектование архивов
2.1. Формирование Архивного фонда РФ
2.2. Цели и задачи экспертизы ценности документов. Принципы, критерии, методы оценки документов
2.3. Система нормативно-методических пособий по отбору документов
2.4. Порядок проведения и оформления результатов экспертизы ценности документов
2.5. Цели и задачи комплектования архивов. Списки источников комплектования архива
2.6. Прием документов в государственный, муниципальный архив
2.7. Система экспертных органов
3. Учет документов в архивах
3.1. Цели, задачи и принципы централизованного государственного учета архивных документов
3.2. Система учетных документов архива, их назначение
3.3. Порядок проведения работы по учету единиц хранения и документов в архиве
3.4. Учет уникальных и особо ценных документов в архиве. Учет страхового фонда и фонда пользования
3.5. Особенности учета в архивах организаций
3.6. Внедрение автоматизированных архивных технологий учета архивных документов
4. Обеспечение сохранности архивных документов
4.1. Устройство и оборудование государственных архивов
4.2.Физико-химические и биологические факторы разрушения архивных документов
4.3. Контроль наличия и физического состояния архивных документов
4.4. Способы специальной обработки документов
4.5. Защита архивных документов от хищений и несанкционированного доступа
5. Научно-справочный аппарат к документам Архивного фонда Российской Федерации
5.1. Дифференцированное описание - основа создания научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ
5.2. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ
5.3. Архивная опись - базовый справочник государственного архива
5.4. Архивные каталоги
5.5. Путеводители
5.6. Указатели (архивные справочники)
5.7. Обзоры архивных фондов и документов
5.8. Автоматизированный научно-справочный аппарат государственного архива
6. Использование документов Архивного фонда РФ
6.1. Формирование единого архивно-информационного пространства
6.2. Цели и формы использования документов архивного фонда РФ
6.3. Организация использования документов в государственных архивах
6.4. Виды информационных документов
6.5. Публикация документов государственного архива
6.6. Выставки документов, их виды, назначение и организация
6.7. Составление тематических подборок архивных документов
6.8. исполнение запросов
6.9. Предоставление документов для изучения в читальном зале архива
6.10. Организация сотрудничества с юридическими и физическими лицами по использованию документов государственного архива на договорных условиях
6.11. Учет использования документов в государственном архиве
7. Менеджмент в архивах
7.1. Организация труда в государственном архиве
7.2. Нормирование работ в государственном архиве
7.3. Современные формы хозяйственной деятельности государственного архива
Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.
Росархив, ВНИИДАД. 2014 г.
. (Исполнитель - ООО «АДАПТ»);
. (Исполнитель - Российский государственный гуманитарный университет (РГГУ);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
(Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
Аналитический обзор «Состояние и развитие архивного дела в странах СНГ в 1999-2010 гг.». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Аналитический обзор «Сравнительный анализ аналоговых и цифровых технологий для выработки и применения технологических решений, обеспечивающих восстановление угасающих текстов архивных документов». Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по организации работы и технологическому оснащению хранилищ электронных документов . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом . Росархив, ВНИИДАД. 2012 г.
Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Методические рекомендации по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018.
Подготовлено Историко-архивным институтом Российского государственного гуманитарного университета, который в рамках реализации мероприятий ФЦП «Культура России (2012-2018 годы) осуществляет подготовку комплекса справочно-методических и практических пособий к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН» (государственный контракт № 079 от 24.02.2014).
Указанная работа прошла рецензирование в научно-методических советах архивных учреждений федеральных округов и федеральных архивах и рекомендована для использования в практической деятельности архивных учреждений.
В первую очередь пособие предназначено для архивистов, не имеющих специального образования и опыта работы в архивных учреждениях.